Итак, мы рассмотрели основные аспекты работы с электронной почтой: создание сообщения, отправка и прием, а также ответ, пересылка и установка параметров электронной почты. Все это, без сомнения, позволяет на достойном уровне организовать вашу коммуникационную деятельность. Но рассмотренные ниже возможности Outlook, позволяют не только организовать этот процесс, но и оптимизировать его, что делает Microsoft Outlook лидером среди почтового программного обеспечения.

Мастер правил - это специальное средство Outlook, помогающее обрабатывать электронную почту. Правила определяют действия, которые должны автоматически выполняться для тех или иных сообщений. Созданное правило применяется программой Microsoft Outlook к поступающим или к отправляемым сообщениям.

Правила Outlook

Правила - это набор условий, действий и исключений для обработки и упорядочения сообщений. Каждое правило состоит из трех элементов: одного или нескольких условий, описывающих сообщения, к которым применяется данное правило; одного или нескольких действий, определяющих операции, которые нужно выполнить с сообщениями, удовлетворяющими условиям, и одного или нескольких исключений, указывающих, к каким сообщениям не должно применяться это правило. Например, все сообщения, полученные от вашего руководителя (условие), кроме тех сообщений, которые имеют высокую важность (исключение), вы можете автоматически переместить в отдельную папку (действие).

В табл.. 9.7 приведены стандартные виды правил и их описание.

Таблица 9.7. Стандартные виды правил и их описание

Создание правила

Давайте рассмотрим работу Мастера правил (Rules Wizard) на следующем примере. Допустим, что вы являетесь Интернет-подписчиком и каждый день вам приходят сообщения от сервера подписки (в моем случае, это новости дня от CityCat). Естественное желание - автоматически перемещать новости в специально созданную для них папку. Но допустим, что помимо новостей от CityCat приходят и сообщения о погоде. Более того, если сообщение (новость) будет иметь вложение, не хотелось бы помещать его в эту папку.

Таким образом, можно задать следующее правило: "Перемещать новые сообщения в папку CityCat при условии, что отправитель - CityCat и тема сообщения содержит текст "новости", за исключением тех случаев, когда сообщение содержит вложение".

Пример 9.31. Создание правила

> Сервис > Мастер правил...

Создать...

Создать правило на основе шаблона

Вида правил Перемещение новых сообщений от кого-либо

Описание правила

Имя City Cat

Имя:= <Имя папки>

Поместить в папку Входящие

<Текст>

Добавить новый:= <текст> (рис. 9.47)

Name of Rule:= <Имя правила>

Выполнить это правило на сообщениях, которые уже находятся в папке Входящие

После нажатия кнопки Готово (Finish) будет запущено правило для элементов папки Свойства пользователя (Personal Folders). Теперь правило полностью готово к работе.

Работа с правилами

Все созданные правила находятся в списке Применить правила в следующем порядке (Apply rules in the following order) диалогового окна Мастер правил (Rules Wizard). Можно создавать, изменять, переименовывать и удалять правила посредством соответствующих кнопок.

В случае необходимости можно отключать или включать режим выполнения правил. Для этого снимите или установите флажок рядом с названием режима.

Если имеется более одного правила, то можно изменять последовательность их выполнения посредством кнопок Вверх (Move Down) и Вниз (Move Up). В некоторых случаях порядок выполнения правил имеет большое значение.

Также, помимо автоматического, Мастер правил поддерживает ручное выполнение созданных правил.

Пример 9.32. "Ручное" выполнение правил

Выполнить...

Включая вложенные папки

Применить к Все сообщения

Выполнить

В заключение данного раздела я хочу привести ряд замечаний и советов по работе с Мастером правил.

• Очень хорошо обдумайте, каким образом вы будете структурировать сообщения. Важно четко понимать работу Outlook с выбранной вами структурой. Так, например, можно создавать однотипные папки для каждого из контактов, содержащие подпапки: Входящие (Inbox) - для пришедших от контакта сообщений, и Отправленные (Sent Items) - для отправленных ему.
• Создавая правило, продумайте весь его алгоритм. Убедитесь, что правило не пересекается с другими и не противоречит самому себе, чтобы впоследствии не искать сообщение там, где его нет. Иногда в таких случаях Мастер правил выдает предупреждение о несовместимости.
• В случае, если сообщение не удовлетворяет ни одному из правил, оно помещается в папку Входящие (Inbox)
• Не забывайте еще об одном общем средстве структуризации - Категории (Category). Создайте для типичных сообщений правила определения категорий.

Думаю любые администраторы Exchange и сотрудники техподдержки сталкивались с некорректно настроенными правилами Outlook и им приходилось тратить часто достаточно большое количество времени пытаясь разобраться в проблеме. Если бы была возможность управлять правилами удаленно не прерывая работы пользователя, это очень сильно помогло бы многим.

К счастью, если вы используете Exchange Server 2010 то вы и являетесь данным счастливцем. Мы можем использовать Exchange Management Shell и несколько командлетов для выполнение всех действий над правилами. У нас есть возможность создавать, удалять, отключать и изменять правила почтового ящика без взаимодействия с пользователем!

Понимание обработки правил

Правила, выполняющиеся на стороне сервера не требуют каких либо действий от локальной машины. В качестве примера подобных правил можно показать следующие: изменение важности сообщения, перемещения входящего сообщения в определенную папку, удаление сообщения и прочее..

Правила, выполняющиеся на стороне клиента требуют обработки Outlook, примером подобного правила будет перемещение определенного сообщения в PST папку. Данное правило не может быть обработано на стороне сервера, так как сервер не работает с PST файлами в данном контексте.

Когда вы создаете правило в Outlook и некоторые из опций требуют обработки на стороне клиента, Outlook предупреждает вас об этом следующим сообщением:

Почему важно знать различие между видами обработки правил? Когда мы будем управлять правилами с помощью Exchange Management Shell все правила, выполняемые на клиентской стороне будуте удалены.

Создание правил в Outlook 2010…

Создавать правила с помощью Outlook 2010 очень просто. Для того чтобы сделать это, нажмите кнопку Rules, расположенную в меню Home , затем нажмите Manage Rules & Alerts… и вы увидите список всех правил. Если у вас есть какие либо клиентские правила, они отмечены как (client-only) в конце каждого правила.

Просмотр правил через EMS

Теперь, когда мы знаем как создавать правила с помощью Outlook 2010 настало время научиться получать список всех правил определенного пользователя через Exchange Management Shell.

Командлет, используемый для получения списка называется Get-InboxRule:

Get-InboxRule –Mailbox

Если вы хотите увидеть какое то определенное правило, используйте команду

Get-InboxRule –Mailbox -Identity “”

Для более удобного просмотра правил, используйте следующую конструкцию:

Get-InboxRule –Mailbox | Select Name, Description | fl

Изменение правила

Предположим что ваш руководитель имеет правило, которое выставляет для сообщений, содержащих слово Payroll голубую категорию. Однако, этим утром он внезапно решил, что было бы намного веселее, если бы данным письмам выставлялась красная категория и они помечались как важные.

У нас есть различные пути для решения этой задачи: мы можем послать сотрудника техподдержки, который на месте за 10 секунд исправит правило, либо мы можем подключиться к руководителю удаленно и выполнить данное действие, либо мы можем воспользоваться данным руководством и сделать все быстро и красиво не прерывая работы пользователя.

Решение, которое займет минимальное время и не выставит вас лишний раз перед лицом начальства кажется более предпочтительным? Итак, сделаем же это. Для начало запустим командлет из предыдущей секции для просмотра правил.

Теперь посмотрим на правило более детально с помощью командлета:

Get-InboxRule –Mailbox Anderson -Identity “Subject contains ‘Payroll’”

и на следующем рисунке мы можем увидеть что нам нужно изменить атрибуты ApplyCategory и MarkImportance.

Теперь мы знаем нужные нам атрибуты, от нашего руководителя знаем какие значения необходимо им присвоить, займемся этим:

Set-InboxRule -Mailbox Anderson -Identity "Subject contains ‘Payroll’" -ApplyCategory {Red Category} -MarkImportance 2

Теперь проверим правило и убедимся что все работает.

Отключение или удаление правил

У нас также есть возможность отключать или удалять правила. Предположим что наш руководитель опять изменил свое мнение (бывает у них такое, что поделать) и теперь он не хочет что с сообщениями содержащими слово Payroll просходили какие-либо изменения. Мы можем выполнить это просто отключив правило с помощью следующего командлета:

Disable-InboxRule -Mailbox Anderson -Identity "Subject contains ‘Payroll’"

Результат можно увидеть на рисунке ниже:

Если вы хотите полностью удалить правило, процесс очень похож, отличает лишь командлет. Используйте:

Remove-Inboxrule –Mailbox -Identity “”

Командлет запросит подтверждение удаления. Нажмите Y и правило будет удалено

Создание правил с помощью EMS

На ряду с изменением, удалением и отключением правил мы также можем создавать новые правила с помощью Exchange Management Shell. Предположим нам нужно создать правило, при котором любому сообщению приходящему от IT отдела будет присваиваться оранжевая категория и высокая важность.

Для создания данного правила будет использован следующий командлет:

New-InboxRule -Mailbox anderson -Name ADM_ITRule -From [email protected] -ApplyCategory ‘Orange Category’ -MarkImportance ‘High’

Используя данную концепцию мы можем создавать правила для группы пользователей. Предположим нам нужно настроить предыдущее правило для всех пользователей. Мы можем сделать это с помощью следующего командлета:

Get-Mailbox | foreach { New-InboxRule -Mailbox $_.Name -Name -From -ApplyCategory ‘Orange Category’ -MarkImportance ‘High’ }

Помните о том, что говорилось в самом начале статьи. После запуска данного скрипта будут удалены все правила, выполняющиеся на клиентской стороне. В случае именно этого скрипта все правила будут удалены у всех пользователей. Будьте бдительны.

Качественный и недорогой ремонт квартир под ключ . Отличные мастера сделают из вашей квартиры или дома конфетку. Квартирный вопрос позеленеет с зависти увидев этот ремонт.

На мой взгляд самая важная часть дома это кухня. В ней мы постигаем премудрости кулинарии, восхищаемся получившимися блюдами. И находиться в некрасивой, плохо организованной кухне для меня просто отвратительно. Именно поэтому кухни Долгопрудный дали мне именно то, что я хотел – красивую, удобную, функциональную кухню.

Небольшая заметка на тему ограничений на максимальный размер правил в Outlook. Правила Outlook – мощный инструмент, позволяющий организовать и автоматизировать работу пользователя в Outlook.

Благодаря правилам можно настроить перемещение, пересылку, удаление входящей и исходящей корреспонденции, организовать сортировку и категоризацию писем и много другое… Однако нельзя создать бесконечное количество правил, т.к. максимальный размер правил ограничен – причем это ограничение не самого Outlook, а почтового сервера Exchange, на котором хранится ящик пользователя.

В некоторых случаях при создании или редактировании правил в Outlook может появиться окно с сообщением о невозможности записи правила на сервер:

Одно или несколько правил не удалось передать на сервер Exchange и они были отключены. Возможно, некоторые параметры не поддерживаются или не хватает места для хранения всех ваших правил.

В английской версии Outlook ошибка выглядит так:

Это означает, что в вашем ящике на почтовом сервере Exchange кончилось место для хранения правил. Количество места, выделяемое под правила зависит от версии Microsoft Exchange:

• Exchange 2003 – под правила отводится 32 Кб (этого в среднем хватает на хранение 20 – 25 правил)
• Exchange 2007/ Exchange 2010/ Exchange 2013 / 2016 – под правила отводится 64 Кб

В Exchange 2003 ограничение на максимальный размер правил является фиксированным и изменить его нельзя. В более новых версиях Exchange объем памяти под хранение правил можно увеличить до 256 Кб. Лимит правил устанавливается индивидуально для каждого пользователя через специальный атрибут RulesQuota .

Текущий размер квоты правил Exchange для конкретного пользователя можно узнать с помощью следующей команды, выполненной в Exchange Management Console:

Get-Mailbox username | ft name, RulesQuota

Чтобы увеличить память для ящика:

Set-Mailbox -identity username -RulesQuota 256Kb

Примечание . Для квоты на размер правил можно задать следующие значения: 64 KB, 128KB или 256KB.

Если нужно увеличить лимит под правила сразу для всех ящиков, вам поможет команда:

Get-Mailbox | Set-Mailbox -RulesQuota 128KB

В том случае, если и этого места для хранения правил будет недостаточно, пользователю рекомендуется прибегнуть к следующим манипуляциям:

• Удалить ненужные правила
• Объединить правила (например, перемещающие письма в одну и ту же папку)
• Уменьшить названия правил
• Если одно из правил перемещает письма в файл личных папок.pst, необходимо переместить архив в каталог с более коротким путем. Например, из папки C:\Documents and Settings\winitpro\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\mymail2013.pst в папку C:\mail\mymail2013.pst

Использование правил для сообщений Outlook позволяет экономить время, которое вы могли бы потратить на рутинные процессы и значительно повышает производительность вашей работы. Достаточно настроить правила единожды и в дальнейшем заданные условия будут применяться автоматически. Наиболее популярное правило, которое, наверное, используют все пользователи Outlook - сортировка писем по папкам. В моем ящике без этой сортировки творился бы полнейший хаос. А какие еще правила можно настроить в Outlook?

Правила в Outlook подразделяются на две категории: правила организованности и правила информированности. Кроме того, можно создать пустое правило, чтобы настроить его по своему усмотрению.

• Организованность . Эти правила помогают хранить и отслеживать сообщения. Например, можно создать правило для сообщений от определенного отправителя, например от Егора Трибалова, чтобы его сообщения со словом "отчет" в строке Тема были помечены для исполнения, им была присвоена категория "Отчеты" и они были перемещены в папку с именем "Отчеты Егора".
• Информированность . Эти правила обеспечивают оповещение пользователя тем или иным способом о получении определенного сообщения. Например, можно создать правило, чтобы на мобильный телефон пользователя автоматически отправлялось сообщение при получении сообщения от его руководителя.
• Начать с пустого правила . Эти правила создаются пользователем без помощи шаблона правил, что позволяет разрабатывать полностью настраиваемые правила.

Создание встроенных шаблонов правил для стандартных сценариев

На вкладке Файл выберите пункт Управление правилами и оповещениями .

В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Новое .

В группе Шаг 1 выберите нужный шаблон из коллекции шаблонов Организованность или Информированность .

В группе Шаг 2 щелкните подчеркнутые значение. При выборе ссылки адресаты или общедоступная группа , будет открыта адресная книга.

В окне Шаг 1. Выберите условия отбора выберите условия, которым должны удовлетворять сообщения, чтобы правило применялось.

В группе Шаг 1 выберите действие, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.

В группе Шаг 1 выберите исключения из правила, а затем нажмите кнопку Далее .

В окне Шаг 1 введите имя правила.

В группе Шаг 2 установите флажки для нужных параметров.

Если нужно применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке Входящие , установите флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке "Входящие" .

Создание правил из сообщения

Кроме того, можно быстро создать правило на основе уже полученных сообщений. Наиболее логичное применение этого правила - перемещение сообщений от заданного отправителя/группы отправителей в одну папку.

Щелкните сообщение, для которого нужно создать правило, затем на вкладке Главная в группе Переместить щелкните Правила .

Предлагаемые правила отображаются в зависимости от отправителя и получателей сообщения.

Сделайте одно из следующего:

• Щелкните одно из предлагаемых правил, выберите папку назначения и нажмите кнопку ОК .
• Чтобы просмотреть другие параметры правил на основе отправителя, получателей или темы сообщения, выберите команду Создать правило .

Откроется диалоговое окно Создание правила .

• В поле При получении сообщения, удовлетворяющего следующим условиям установите флажки для нужных условий.
• В поле Выполнить следующие действия установите флажки для действия, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.
• Установите флажок Переместить элемент в папку .

Щелкните существующую папку или нажмите кнопку Создать , чтобы создать папку для хранения указанных сообщений.

Чтобы добавить к правилу дополнительные условия, действия или исключения, нажмите кнопку Дополнительно и следуйте дальнейшим указаниям в мастере правил.

Общие сведения об Outlook

Программа Microsoft Outlook 2010 предоставляет высококачественные средства управления рабочей и личной почтой более чем 500 миллионам пользователей Microsoft Office по всему миру. Выпуск Outlook 2010 оснащен широким набором функций, которые помогут вам оставаться на связи на работе, дома и на учебе.

Новый внешний вид Outlook 2010 и его расширенные возможности по организации почты, поиску, общению и использованию социальных сетей позволяют насладиться первоклассной возможностью продуктивно работать и оставаться на связи с коллегами и родными.

Добавление учетной записи электронной почты

Чтобы отправлять и получать сообщения с помощью Outlook 2010, нужно добавить в программу учетную запись электронной почты и настроить ее. Если вы использовали более раннюю версию Microsoft Outlook на том же компьютере, где установлена программа Outlook 2010, параметры учетной записи импортируются автоматически.

Если вы впервые используете Outlook или устанавливаете Outlook 2010 на новый компьютер, автоматически запускается компонент "Автоматическая настройка учетной записи", который помогает настроить параметры учетных записей электронной почты. Для настройки требуется только ваше имя, адрес электронной почты и пароль. Если учетную запись почты не удалось настроить автоматически, необходимо вручную ввести требуемые сведения.

Откройте вкладку Файл .

В разделе Сведения об учетной записи нажмите кнопку Добавление учетной записи .

Настройка электронной почты Outlook .

Примечание: Инструкции по добавлению учетной записи Outlook.com (прежнее название - Hotmail) см. в разделе Добавление учетной записи Outlook.com в Outlook для Windows .

Создание сообщения электронной почты

Outlook 2010 позволяет отправлять сообщения одному или нескольким получателям, используя широкий набор функций и настроек.

Выберите представление Почта , перейдите на вкладку Главная и в группе Создать щелкните команду Создать сообщение .

Сочетание клавиш. Чтобы создать сообщение электронной почты, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+M.

Дополнительные сведения см. в статье Создание сообщений электронной почты .

Пересылка сообщения электронной почты или ответ на него

На вкладке Главная или Сообщение в группе Ответить щелкните команду Ответить , Ответить всем или Переслать .

Примечание: Название вкладки зависит от того, выбрано ли сообщение в списке сообщений или открыто в отдельном окне.

Чтобы удалить имя из полей Кому и Копия , щелкните его и нажмите клавишу DELETE. Чтобы добавить получателя, щелкните в поле Кому , Копия или СК и введите имя.

Дополнительные сведения см. в статье Ответ на сообщение электронной почты или его пересылка .

Добавление вложения в сообщение электронной почты

В сообщения электронной почты можно вкладывать файлы. В отправляемые письма также можно вкладывать другие элементы Outlook, например сообщения, контакты или задачи.

Создайте сообщение или откройте уже существующее и щелкните команду Ответить , Ответить всем или Переслать .

В окне сообщения на вкладке Сообщение в группе Включить выберите команду Вложить файл .

Дополнительные сведения см. в статье Вложение файла или другого элемента в сообщение электронной почты .

Открытие или сохранение вложения из сообщения электронной почты

Вложение можно открыть из область чтения или открытого сообщения. После открытия и просмотра вложения его можно сохранить на жесткий диск. Если в сообщении содержится несколько вложений, их можно сохранить вместе или по одному.

Открытие вложения

Дважды щелкните вложение.

Сохранение вложения

Щелкните вложение в области чтения или в открытом сообщении.

На вкладке Вложения в группе Действия нажмите кнопку Сохранить как . Можно также щелкнуть вложение правой кнопкой мыши и выбрать команду Сохранить как .

Дополнительные сведения см. в статье Открытие и сохранение вложений .

Добавление подписи к сообщениям

Создавайте настраиваемые подписи, которые будут отображаться в отправленных вами сообщениях. Эти подписи могут содержать текст, изображения, электронная визитная карточка, логотип или даже изображение рукописной подписи.

Создание подписи

Добавление подписи

В окне нового сообщения на вкладке Сообщение в группе Включить щелкните команду Подпись и выберите нужную подпись.

Дополнительные сведения см. в статье Создание подписи и ее добавление в сообщения .

Создание встречи в календаре

Встречи - это мероприятия, для которых отводится время в календаре пользователя и не требуется приглашение других лиц или резервирование ресурсов.

Выберите представление Календарь и на вкладке Главная в группе Создать щелкните команду Создать встречу . Есть и другой вариант: щелкните правой кнопкой мыши блок времени в сетке календаря и выберите команду Создать встречу .

Сочетание клавиш. Чтобы создать встречу, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+A.

Дополнительные сведения см. в статье Планирование встречи .

Собрание - это встреча, которая проходит с участием других людей и может включать использование ресурсов, например конференц-залов. Ответы на ваши приглашения на собрания отображаются в папке Входящие .

Выберите представление Календарь и на вкладке Главная в группе Создать щелкните команду Создать собрание .

Сочетание клавиш. Чтобы создать приглашение на собрание из любой папки Outlook, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q.

Дополнительные сведения см. в статье Планирование собрания с другими людьми .

Установка напоминаний

Вы можете устанавливать и отменять напоминания для различных элементов, включая сообщения электронной почты, встречи и контакты.

Для встреч или собраний

Откройте необходимый элемент и на вкладке Встреча или Собрание в группе Параметры выберите из раскрывающегося списка пункт Напоминание . Затем выберите, за сколько времени до встречи или собрания следует показать напоминание. Чтобы отключить напоминание, выберите вариант Нет .

Для сообщений электронной почты, контактов и задач

Дополнительные сведения см. в статье